Ať se nám to líbí nebo ne, zdá se, že časům klasických fyzických, oddělených kanceláří pomalu začíná odzvánět. A je docela možné, že se to brzy bude týkat i moderních, leč diskutabilních open space kanceláří. Na obzor totiž začínají pronikat tzv. Virtuální kanceláře. A do velké míry tomuto počínajícímu rozmachu přispěla i celosvětová pandemie nemoci Covid-19.
Většina z nás to zažila. Ať už jsme v pozici podnikatele, majitele firmy nebo řadového kancelářského zaměstnance, pandemie změnila náš způsob práce. Kde to jen bylo možné, začaly se ve velkém zavádět tzv. Home-office, tedy umožnění výkonu práce z domova. Samozřejmě řadu povolání z domova vykonávat nelze. Pekař nenapeče housky pro celou vesnici z domova, dělník u výrobního pásu si linku neposkládá doma v obýváku, závoz potravin do obchodu z domova také zajistit nelze. Ovšem řeč je o kancelářských profesích. Kdo pracuje v kanceláři, musel si během pandemie Covid-19 zvyknout na tento způsob výkonu zaměstnání. A byť se po zmírnění epidemiologické situace firmy v určité míře vrátily ke klasickému způsobu výkonu práce v kancelářích, přišly na jednu zásadní, až přelomovou skutečnost – zaměstnanci pracovali výkonně a odváděli dobrou, poctivou práci a byli přitom doma. Nebylo tedy nutné zajišťovat úklid kanceláří, vytápění či přívod vody apod. Zkrátka, nebylo nutné udržovat chod kanceláře. A to představuje značnou úsporu v nákladech. Ačkoliv řada podniků byla nucena investovat do technického vybavení za účelem zajištění home-office pro své zaměstnance (pořídit více notebooků a dalšího IT příslušenství, zajistit správný efektivní software pro virtuální konference apod.), ušetření nákladů za držení či pronájem fyzické kanceláře představuje pro podniky z dlouhodobého hlediska velkou rozpočtovou výhodu. Ta je pochopitelně vždy žádaná, a proto se firmy stále častěji uchylují k tzv. virtuálním kancelářím.
Virtuální kancelář znamená virtuální sídlo Ostrava, které si podnik pronajímá od daného poskytovatele. Těch je v republice několik – kromě Prahy například v Ostravě a dalších velkých městech. Virtuální sídlo pak podnikatelům slouží například pro registraci do obchodního rejstříku či jako korespondenční adresa. Velkou konkurenční výhodou a lákadlem je, pokud poskytovatel virtuální kanceláře nabízí kancelářské služby a podporu, jako je každodenní přebírání dopisů a balíků včetně příslušné notifikace, skenování dopisů nebo archivaci korespondence. Kromě registrační a korespondenční adresy tak podnikatel získává tolik potřebné kancelářské zázemí, aniž by přitom musel platit za držení fyzické kanceláře a její údržbu.
Nespornou výhodou je, pokud poskytovatel virtuální kanceláře nabízí rovněž bezplatný přístup k zasedacím místnostem. Neboť čas od času každý podnikatel potřebuje zrealizovat i fyzická setkání, brainstormingy či konference. A mít i tuto službu zahrnutou za jednu pevnou cenu od poskytovatele virtuálního sídla je firmami velice žádáno a vyhledáváno. Zvláštní výhodu pak představuje možnost, kdy pronajímatel virtuální kanceláře nabízí i bezplatný přístup do zasedacích místností i mimo Českou republiku. Například poskytovatel virtuální kanceláře v Ostravě umožňuje svým klientům bezplatný přístup k zasedacím místnostem v ČR a PL, což znamená výraznou pomoc při mezinárodních konferencích a projektech.
Pokud je to navíc vše bez limitů a doplatků, je to přímo sen pro každého podnikatele -ať již jste majitelem malé firmy nebo velkopodniku!
